Les marques se tournent souvent vers des rédacteurs indépendants ou des agences de marketing pour augmenter la production de contenu.

Mais ce n’est pas toujours un processus fluide.

Un rapport Semrush de 2021 indique que les équipes de contenu internes sont confrontées à des problèmes fréquents avec les rédacteurs externalisés :

  • Manque d’expérience pratique ou de connaissances (49 %).
  • Contenu de mauvaise qualité (42%).
  • Modifications multiples (36 %).
  • Manque de cohérence dû à des styles d’écriture différents (27%).

Ces problèmes signifient que votre équipe de contenu a plus de travail à faire – juste ce que vous ne vouliez pas et ce qui vous a poussé à externaliser le contenu en premier lieu !

Maintenant, vous pouvez essayer de trouver un magicien des mots qui peut abracadabra vos soucis et arranger tout.

Mais cela ne fonctionne pas toujours de cette façon – vous rencontrez ici et là des sorciers mal avisés.

Au lieu de laisser les choses au hasard, travaillez à la préparation de directives de contenu que vous pouvez donner aux rédacteurs externalisés pour minimiser les défis de travailler ensemble

Directives relatives au contenu 101

Les directives de contenu (ou directives de rédaction) font référence aux informations que les marques ou leurs équipes de contenu internes donnent à leurs rédacteurs externalisés pour produire du contenu commandé.

Ceux-ci incluent des guides de style, des informations sur les produits et l’accès aux outils.

Des directives de contenu détaillées offrent plusieurs avantages :

Gagnez du temps et de l’argent.

Les écrivains peuvent être des professionnels, mais ils ne peuvent pas lire dans vos pensées, surtout s’ils ne font pas partie de votre équipe.

En partageant les détails requis avec eux, vous pouvez réduire les révisions des deux côtés.

En d’autres termes, les directives de contenu donnent aux rédacteurs une idée et un contexte de ce que vous voulez et attendez d’un contenu avant qu’ils ne commencent le brouillon.

Cela leur permet de voir la cible avant qu’ils ne tentent de frapper dans le mille, et vous n’avez pas à réaligner la direction générale après le premier brouillon.

Encourage la cohérence.

Un résumé du contenu garantit que les rédacteurs et les éditeurs sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne le style, le ton et les objectifs du contenu.

Met votre travail dans la bonne direction : un contenu de qualité est le résultat d’une collaboration entre les marques et les auteurs. En fournissant des directives de rédaction détaillées, vous faites votre part et montrez aux rédacteurs ce que vous attendez du contenu.

Vous aide à faire évoluer la production de contenu.

Un ensemble standard de directives d’écriture vous permet de développer et d’adapter la production de contenu, car vous pouvez facilement intégrer plus d’écrivains et d’éditeurs pour écrire et éditer du contenu dans la voix et le ton de votre marque.

Donc, si vous fournissez des directives de contenu, vos problèmes ont disparu ?

Non, cela seul ne suffira pas. Vos résultats dépendent des détails que vous ajoutez à ces directives de contenu.

Ce qu’il faut inclure dans les directives de contenu

  • Paquet de bienvenue.
  • Processus éditorial.
  • Guide de style de marque.
  • Directives visuelles.
  • Brève de contenu.
  • Détails de la personne.
  • Information produit.
  • Les ressources de l’industrie.

Encore une fois, les écrivains externes ne peuvent pas lire dans vos pensées.

Ils ne font pas partie de vos réunions d’équipe quotidiennes. Afin de combler cette lacune, vous devez fournir des directives de contenu détaillées.

1. Paquet de bienvenue

Lorsque vous commencez à travailler avec de nouveaux rédacteurs, fournissez-leur un dossier de bienvenue contenant tous les détails dont ils ont besoin pour créer du contenu pour vous, notamment :

  • Votre marque et sa proposition de valeur.
  • Vos objectifs de contenu.
  • Sujets sur lesquels vous écrivez couramment.
  • FAQ sur la collaboration avec vous.
  • Les membres de votre équipe que les rédacteurs peuvent contacter pour des questions sur le contenu et la facturation.

Votre paquet de bienvenue aide à intégrer de nouveaux écrivains et à les orienter dans la bonne direction.

Mais vous avez encore besoin de plus de directives pour couvrir les détails quotidiens.

2. Processus éditorial

Le processus éditorial détaille ce que les rédacteurs doivent s’attendre à traiter régulièrement – le flux de travail de contenu de votre marque.

Il définit le calendrier prévu pour chaque action après que les deux parties ont signé un accord.

Par exemple, voici comment mon équipe gère cela, du point de vue du client :

Une capture d'écran du processus éditorial de Blogsmith.

Le processus d’écriture peut certainement varier au cas par cas, mais il est bon de définir des attentes avec les écrivains en termes de ce qui se passe avant, pendant et après qu’ils aient rendu un brouillon.

3. Guide de style de marque

S’il y a un incontournable avec les directives d’écriture que vous donnez aux écrivains, c’est un guide de style.

Un guide de style couvre les choses à faire et à ne pas faire en écrivant pour votre marque. Il oriente les équipes de contenu internes et externes et garantit que votre contenu est conforme à l’éthique de la marque.

Cette cohérence améliore l’expérience client et fidélise la clientèle.

Après des années de travail en tant qu’écrivain indépendant, je suis passé à un modèle d’agence de contenu.

L’une des premières choses que j’ai faites pour préparer mon agence au succès a été de créer The Blogsmith Style Guide – un document qui détaille mes meilleures pratiques issues d’années d’expérience de travail avec différents clients.

Il aide les écrivains à capturer la voix et le ton pour lesquels The Blogsmith est connu et donne aux éditeurs une norme simple pour l’édition de contenu.

Un guide de style couvre :

  • Grammaire (voix active vs voix passive).
  • Exigences de style et de formatage.
  • Ton (conversationnel ou formel).
  • Préférences de ponctuation (virgule oxford ou non).
  • Utilisation des mots (utilisation d’abréviations, d’un langage inclusif ou d’un jargon).
  • Préférences orthographiques (par exemple, commerce électronique vs commerce électronique).
  • Point de vue ou usage des pronoms (première personne ou deuxième personne).
  • Citations.

Si vous n’avez pas de guide de style, le stylebook de l’Associated Press (AP) constitue une bonne base de référence.

4. Directives visuelles

La plupart des marques incluent des directives visuelles dans leur guide de style, mais certaines préfèrent les séparer.

Quoi qu’il en soit, les directives visuelles sont un élément indispensable de vos directives de contenu, car les visuels de marque ont un impact sur l’aspect écrit de la création de contenu.

Sans oublier que les directives visuelles garantissent une sortie cohérente si vous externalisez vos graphiques.

Assurez-vous d’inclure les éléments suivants dans vos directives visuelles :

Directions de l’image

Incluez tout ce que les rédacteurs et les graphistes doivent savoir sur la création ou le choix d’images pour votre site Web, tels que : l’attribution des images, les images en vedette, les images personnalisées par rapport aux photos d’archives, le texte ou l’absence de texte dans les images en vedette.

Formats préférés

Partagez les formats que vous préférez pour les images et les vidéos, tels que .PNG, .JPEG ou .webP.

Résolutions et tailles d’image

Partagez votre résolution d’image et votre taille de fichier préférées. Par exemple, il est préférable de limiter la taille du fichier des images à 250-300 Ko pour les charger rapidement sur votre site Web et obtenir un meilleur score dans Core Web Vitals.

Couleurs

Incluez la palette de la marque et les codes de couleur Hex, RVB, CMJN et Pantone pour tenir compte de l’impression par rapport au numérique (et ainsi de suite). Vous pouvez également inclure le but de chaque couleur (par exemple, principal ou accent, en-têtes ou contenu du corps, etc.).

Polices

Incluez les polices que vous utilisez à des fins différentes. Par exemple, Kinsta utilise Brandon Text pour les titres et Roboto pour le corps du texte.

Logos et icônes

Incluez toutes les versions de vos logos et leurs cas d’utilisation appropriés.

Vous pouvez partager vos directives visuelles sur votre site Web pour que les indépendants et les agences puissent s’y référer, comme Kinsta.

Une capture d'écran des directives visuelles de Kinsta.

5. Présentation du contenu

Un résumé de contenu est un guide de rédaction que les rédacteurs indépendants peuvent suivre lors de la création d’un contenu particulier pour votre entreprise.

Par rapport aux autres directives de contenu de la liste, les résumés de contenu diffèrent sur les sujets en fonction de la mission – mais ils sont essentiels à la création d’un contenu stellaire.

Une capture d'écran du tweet d'Afoma Umesi où elle souligne l'importance d'un brief de contenu.

Le résumé du contenu doit inclure des informations de base, telles que :

  • Nom du client.
  • Sujet.
  • Compte de mots.
  • Type d’article (article de blog, étude de cas ou livre blanc).
  • Évaluer.
  • Date d’échéance.

Des notes plus détaillées incluent également des informations supplémentaires qui donnent le contexte à l’auteur, telles que :

Public visé

Pour qui écrivez-vous le contenu ?

L’ajout de votre public cible est crucial, surtout si vous avez plusieurs publics cibles.

Il informe de l’angle que vous allez prendre.

Par exemple, le contenu destiné aux cadres de la suite C diffère du contenu ciblant les employés débutants.

Bien que certaines brèves informations sur le contenu, telles que les concurrents, puissent être réutilisables, le public visé et les objectifs de contenu peuvent varier d’un élément à l’autre.

Il est préférable de remplir toutes les informations, qu’elles varient ou non, pour vous assurer de ne rien manquer.

Buts et objectifs du contenu

Quel est le but de la création de l’élément de contenu ?

Un point de vue sur la matrice de marketing de contenu suggère que les quatre principaux objectifs du contenu sont d’éduquer, de divertir, d’inspirer et de convaincre.

Quel que soit l’objectif du contenu, partagez-le avec l’écrivain.

Être clair sur les buts et objectifs de votre contenu facilite également la recherche de mots clés, la détermination de l’intention de recherche et le développement d’un appel à l’action (CTA) pertinent pour la publication.

En outre, vous pouvez ajouter un court résumé mettant en évidence les points importants que vous voulez dans la pièce ou fournir à l’auteur un plan suggéré.

Recherche de mots-clés

Si vous créez du contenu SEO, incluez les principaux mots-clés que vous essayez d’optimiser ainsi que les instructions ou les meilleures pratiques.

Par exemple, vous pouvez demander aux rédacteurs d’inclure :

  • Mot clé principal dans le titre et dans les 100 premiers mots.
  • Mots-clés à volume élevé dans les sous-titres.
  • Mots-clés à faible volume dans les paragraphes.

Plus que souvent, votre écrivain ou votre agence vous le fournira. Mais vous devez toujours prévoir de l’examiner et de l’approuver, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avant de rédiger.

Concurrents

Incluez les concurrents et les blogs les mieux classés pour aider les rédacteurs à comparer le contenu.

Cela permet aux rédacteurs d’observer ce que les autres marques ont bien fait et comment ils ont résolu le problème.

Sans oublier, cela les aide à identifier les informations manquantes pour élaborer une stratégie pour faire ressortir votre contenu.

6. Détails de la personnalité

Les personnalités de l’acheteur représentent le public cible à différentes étapes du parcours de l’acheteur.

L’inclusion de ces informations dans vos directives de contenu donne aux rédacteurs une meilleure idée de ce que vos clients veulent et ont besoin. Ils peuvent combler les lacunes et adapter les messages à chaque personne.

Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de définir vos personas, l’outil Make My Persona de HubSpot est un excellent point de départ.

7. Informations sur le produit

Si vous demandez à des rédacteurs indépendants de créer du contenu axé sur les produits, donnez-leur les outils dont ils ont besoin pour réussir, comme :

  • Un compte factice avec lequel ils peuvent jouer et prendre des captures d’écran pour les tutoriels.
  • Des études de cas qui montrent comment les clients ont utilisé votre produit et les résultats obtenus.
  • Possibilités d’interviewer des PME (experts en la matière) sur le produit.

En d’autres termes, l’auteur doit en savoir suffisamment sur l’outil et le problème qu’il résout pour résoudre les problèmes des clients et les amener à se convertir.

8. Connaissance de l’industrie

Pour le contenu de leadership éclairé, donnez aux auteurs l’accès aux informations des leaders d’opinion de l’industrie et des PME.

Par courtoisie, avant de donner aux rédacteurs les coordonnées d’une PME qu’ils peuvent contacter, faites savoir à la PME qu’un rédacteur vous contactera pour organiser une entrevue.

Certaines PME peuvent être mal à l’aise de parler avec d’autres personnes (ou trop occupées pour fixer un moment précis pour une entrevue en direct), alors donnez-leur la possibilité de faire une entrevue via une réunion, un échange d’e-mails ou une réponse vidéo ou audio préenregistrée.

Faites en sorte qu’il soit pratique pour les deux parties d’obtenir les informations dont elles ont besoin.

Conclusion

Une bonne écriture est souvent le résultat d’une collaboration entre la marque et les écrivains.

Ne soyez pas un client de l’enfer. Améliorez l’expérience de travail avec des équipes de contenu externalisées en fournissant des directives de rédaction qu’elles peuvent utiliser pour créer du contenu plus proche de vos objectifs.

Davantage de ressources:

  • Les 7 habitudes des rédacteurs de contenu qui réussissent
  • 8 cours gratuits pour les rédacteurs et les spécialistes du marketing de contenu
  • Marketing de contenu : le guide ultime du débutant sur ce qui fonctionne

Image en vedette : sutadimages/Shutterstock

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