Les équipes Web d’entreprise sont souvent surchargées par une combinaison de demandes de changement ponctuelles et de grands projets.

Les équipes sont obligées de trouver un équilibre entre les demandes provenant d’autres parties prenantes de l’entreprise et les initiatives de leur propre équipe Web interne.

Cet état de choses peut créer un énorme stress inutile et conduire à un travail inutile. Il peut être difficile d’obtenir le bon travail accompli – et cela inclut les demandes liées au référencement.

Dans cet article, nous explorerons comment gérer ce dilemme en créant et en adhérant à un cadre de hiérarchisation des projets.

Les difficultés de la priorisation des projets pour les équipes Web

La plupart des équipes Web d’entreprise incluent une combinaison de développement (développement et maintenance du code et des systèmes), opérations (publication de contenu et modifications) et stratégie (spécialités telles que SEO, Analytics, UX et contenu) – ainsi que la gestion.

Les équipes Web occupent généralement une position précaire dans un environnement d’entreprise, car on attend d’elles :

  • Maintenir l’infrastructure stratégique 24h/24, 7j/7 et 365j/an.
  • Maintenir le contenu qui peut n’avoir aucun propriétaire de partie prenante
  • Exécutez aussi parfaitement que possible les projets qui ont une visibilité exécutive.
  • Exécutez un flux infini de modifications de contenu et de demandes techniques de la part des parties prenantes de l’entreprise, qui n’auront probablement pas la visibilité de la direction tant qu’elles sont suffisamment réalisées et dans un délai raisonnable.
  • Avancer vers des améliorations dans KPI ou OKR – dont beaucoup seront pilotés en interne.

Pendant ce temps, l’équipe doit :

  • Gardez les choses intéressantes et attrayantes pour le personnel Web.
  • Améliorer le moral et l’unité de l’équipe et ne pas épuiser les gens.
  • Rédiger et maintenir des scripts de documentation et d’automatisation à l’appui de tous les autres travaux.
  • Démontrez la valeur de l’équipe Web aux autres équipes et aux cadres supérieurs.
  • Démontrer la valeur des sous-équipes et des individus au chef d’équipe Web et à son responsable.
  • Planifiez avec précision le bon nombre d’humains, avec le bon ensemble de compétences, nécessaires pour faire tout ce qui sera nécessaire dans les mois et les années à venir pour le développement, les opérations et la stratégie.
  • Soyez prêt à pivoter vers de nouveaux objectifs à tout moment.

Des conflits peuvent survenir en raison du nombre de demandes et de projets engagés que l’équipe ne peut raisonnablement gérer – ou même de l’apport et de la portée.

Le simple fait d’ajouter plus de membres à l’équipe ne résout pas le problème (et peut même l’exacerber) pour plusieurs raisons.

L’embauche/l’intégration peut prendre des mois, plus de gestion est nécessaire pour plus de personnel, et des projets discrets nécessitant du personnel ou des compétences spécifiques peuvent ne durer que quelques mois (entre autres).

Et tout cela prend du temps au personnel le plus efficace, le plus compétent et le plus compétent dont dispose déjà l’équipe.

Les équipes Web occupent une position unique au sein d’une grande organisation, car les sites Web sont devenus non seulement la porte d’entrée, mais aussi le siège virtuel.

Alors que le monde s’est connecté (et s’est accéléré en raison du COVID), de plus en plus d’employés travaillant à domicile doivent encore être considérés comme productifs.

Les équipes Web d’entreprise ont connu une augmentation sans précédent du nombre de demandes de publication de nouvelles choses, de modifications mineures et de relations avec les parties prenantes.

De nombreuses parties prenantes considèrent une équipe Web comme de simples preneurs de commandes et non comme des partenaires stratégiques.

Les options sont essentiellement :

  • Prendre en charge chaque demande reçue, avec urgence. Cela se traduit nécessairement par un volume de travail écrasant, un épuisement professionnel et des erreurs.
  • Un membre de l’équipe Web passe une grande partie de son temps à examiner et décider arbitrairement de chaque demande – si elle doit être poursuivie ou non et où elle s’inscrit dans l’ordre de priorité – et essayer d’expliquer aux parties prenantes pourquoi leurs projets sont retardés ou ne sont pas travaillés.
  • Un comité de direction examine périodiquement les demandes et détermine quel type soutenir régulièrement, quels nouveaux projets entreprendre et dans quel ordre.
  • L’équipe développe et s’en tient à une rubrique ou à un cadre de prise de décision et la priorisation, qui est utilisée pour évaluer les demandes et établir des priorités entre autres engagements. Si la demande d’une partie prenante doit être retardée ou ne pas être traitée, l’équipe Web peut pointer vers le cadre pour justification.

Ceux-ci ne sont pas nécessairement exclusifs les uns des autres – il n’y a aucune raison pour qu’un comité ne puisse pas également s’appuyer sur un cadre.

Quelle que soit la méthode, il est important de communiquer avec toute l’équipe Web et les parties prenantes externes afin qu’elles puissent comprendre comment et pourquoi les décisions sont prises.

Exigences de base pour les projets d’équilibrage

Avant que votre équipe puisse hiérarchiser le travail sur lequel elle va s’engager, il y a quelques bases à mettre en place.

Ce sont les garde-corps qui guident les autres décisions et actions et aident l’équipe à établir des limites claires avec les cadres et les autres équipes.

1. Charte d’équipe

Votre équipe Web doit avoir une charte en place qui comprend des éléments tels que l’énoncé de mission, les valeurs importantes et les objectifs généraux de l’équipe.

2. Inventaire des engagements existants, des services fournis et des systèmes entretenus

Considérez une liste de travail des services que l’équipe fournit aux autres équipes, les systèmes et les processus dont l’équipe Web est responsable, et un inventaire des engagements que l’équipe a pris envers les cadres et les autres équipes de l’organisation.

3. Cadrage des nouveaux projets potentiels

Dans le cas où il y a déjà un arriéré de projets potentiels, vous pouvez définir avec précision les projets pour inclure les échéanciers possibles, les personnes requises, les coûts, etc., ce qui aide à décider quels projets sont exécutés dans quel ordre.

4. Soutien de la direction

Si les chefs d’entreprise ne soutiennent pas la capacité de l’équipe Web à repousser les demandes des parties prenantes ou à considérer l’équipe Web comme des partenaires experts stratégiques, votre équipe n’a aucune chance de maintenir l’équilibre entre les besoins internes axés sur le Web et le flot de demandes d’une équipe Web. reçoit.

5. Feuille de route de l’équipe Web

Il est essentiel de commencer à tracer les projets qui devraient se produire à différents moments dans le futur.

Certains projets sont récurrents, d’autres sont réalisés une fois et ne seront plus jamais refaits.

Certains projets doivent se dérouler dans un délai très précis.

Certains projets sont extrêmement importants, mais n’ont pas d’échéance critique et sont donc définitivement dépriorisés.

Pour le court terme, envisagez des feuilles de route de 6 ou 12 mois avec des projets spécifiques identifiés et le délai prévu pour l’achèvement du projet.

Commencez par les projets connus à date fixe, comme la prise en charge des lancements de produits trimestriels ou d’un événement annuel, la mise à niveau de la version d’un système critique ou la migration vers une nouvelle technologie pour éviter de perdre des fonctionnalités critiques qui seront en fin de vie par un vendeur.

Pour le long terme, il peut être utile d’envisager des objectifs très larges sur une période de 2 ou 3 ans. Comment voulez-vous que l’équipe fonctionne aussi loin dans le futur et en quoi est-ce différent d’aujourd’hui ?

Un cadre pour la priorisation des projets

Ce qui suit représente une ébauche d’un cadre qui peut être utilisé pour hiérarchiser les projets et les demandes de l’équipe Web.

Considérez cela comme un point de départ, mais considérez ce qui est le plus important dans votre organisation et avec votre pile technologique – et réfléchissez aux compartiments qui ont le plus de sens pour votre équipe.

Le plus élevé

Garder les lumières allumées (KTLO) – Résolution des bogues de production affectant un grand nombre d’utilisateurs de manière significative et des mises à jour nécessaires des systèmes critiques.

Ces activités sont nécessaires pour tout le reste de la liste et deviennent la priorité absolue lorsqu’elles se produisent.

Les exemples pourraient inclure :

  • Mises à jour de l’infrastructure critique du CMS.
  • Le site Web ou la section est en panne avec un code de statut 0 ou 5XX.
  • Liens brisés.
  • Autre interface utilisateur sur les pages Web critiques.

Haute

Projets de demande spéciale exécutifs – Projets demandés par un vice-président ou un autre cadre supérieur, même s’il ne semble pas probable qu’ils fassent bouger l’aiguille sur un KPI critique pour l’entreprise.

Dans pratiquement toutes les organisations, la chose la plus importante que vous puissiez faire est de soutenir et de faire confiance à vos dirigeants.

Dans certains cas, travailler sur ces projets signifiera ne pas travailler sur d’autres projets et potentiellement ne pas atteindre certains KPI.

Si un compromis avec d’autres travaux est nécessaire, il est important d’informer l’exécutif de ce que nous ne ferons pas pour donner suite à sa demande afin qu’il puisse prendre une décision éclairée.

Le KPI de compromis que vous pourriez maintenant être moins susceptible d’atteindre pourrait devenir un objectif ambitieux.

Les exemples pourraient inclure :

  • Refonte de la page d’accueil.
  • Refonte de la navigation du site.
  • Développement d’un microsite.
  • Ajout de cloches et de sifflets visuels.

Projets critiques pour l’entreprise – Ce sont des projets nécessaires à la poursuite de l’activité de l’entreprise.

Généralement, ces demandes prennent en charge les parties prenantes extérieures à l’équipe Web.

Un cadre supérieur peut avoir une visibilité sur ces projets, mais ce n’est pas son projet préféré.

Exemples : gestion des sites Web acquis, changement de nom de produit et lancements, correction des analyses pour les rapports/cas d’utilisation existants, modifications demandées par la loi, retrait d’anciens domaines et sites Web, mise à jour d’un site Web d’événement annuel, publication de nouveaux articles de blog, modifications apportées à pages Web critiques, mise en œuvre des avis sur les cookies et des normes d’accessibilité.

Moyen

Projets initiés par l’équipe Web – Des projets qui font progresser une équipe Web vers leurs KPI commerciaux et « faire ce qu’il faut » pour l’entreprise.

Les exemples peuvent inclure : l’optimisation du taux de conversion, l’amélioration de l’expérience utilisateur pour les prospects, la mise à niveau d’un site Web avec des concurrents dans des domaines tels que les centres de ressources, l’amélioration des pages de produit ou d’essai gratuit, les tests A/B ou l’amélioration de la navigation sur le site.

Projets de personnes de l’équipe Web – Projets démontrant la valeur de l’équipe Web ou améliorant la culture d’équipe.

Exemples : réunions trimestrielles sur site/hors site, réunions trimestrielles avec d’autres unités commerciales, rapports d’analyse mensuels, réunions générales, café virtuel ou en personne, jeux et activités de consolidation d’équipe, création de t-shirts/mugs/ swag pour l’équipe.

Activation des projets – Projets qui automatisent ou libèrent du temps Stratégie, Développement & Opération pour permettre à l’équipe Web d’avoir plus de temps pour d’autres projets.

Les exemples pourraient inclure :

  • Réduction de l’empreinte du site Web/du domaine.
  • Component-izing les zones HTML.
  • Automatisation des plans de site.
  • Un outil de gestion de redirection.
  • Nettoyage de Jira.
  • Amélioration des processus avec d’autres équipes.

Bas

Bogues non critiques – Ce sont des problèmes qui doivent être résolus, mais ils n’ont peut-être pas encore d’impact sur les KPI de l’entreprise.

Les exemples pourraient inclure :

  • Bogues de production rencontrés par les utilisateurs finaux sur les pages mineures.
  • Résoudre les problèmes d’analyse pour permettre les futurs cas d’utilisation de rapports.
  • Amélioration de l’interface utilisateur pour un sous-ensemble de types d’appareils.

Améliorations non critiques – Ce sont des améliorations du site qui doivent se produire, mais pas nécessairement immédiatement.

Les exemples pourraient inclure :

  • Élimination des chaînes de redirection.
  • Tests A/B non critiques.
  • Optimisation de la vitesse du site.
  • Tests/commentaires/enquêtes utilisateurs non critiques.
  • Bogues non critiques non vus par les utilisateurs (tels que les bogues sur les interfaces internes ou les redirections manquant le suivi des analyses).

Autres demandes des parties prenantes – Projets demandés par d’autres qui ne sont pas critiques pour les KPI de l’entreprise ou de l’équipe Web et qui ne sont pas préconisés par la direction. Travailler sur ces projets peut être utile pour améliorer les relations entre les équipes si la capacité est disponible.

En fonction de votre équipe et de votre organisation, certains de ces domaines auront une priorité plus ou moins élevée – ou les tâches peuvent être complètement différentes de ce qui est décrit ici.

Hypothèses et autres considérations

Pour mettre en œuvre un cadre de priorisation des projets, certaines hypothèses sont nécessaires. Certains d’entre eux peuvent inclure :

  • Il y aura toujours un important arriéré de projets potentiels. Il y a toujours plus à faire pour un site Web, plus d’optimisation, plus d’automatisation, plus de changements, plus de maintenance.
  • Tous les projets n’ont pas la même importance. Certains sonnent bien, certains sont préconisés par les cadres supérieurs, certains feront progresser le site ou l’équipe vers un KPI.
  • Certains projets proposés sont une mauvaise idée et ne doit pas être travaillé.
  • Une équipe Web ne peut pas et ne devrait pas répondre à chaque demande ils reçoivent.
  • La priorités de l’équipe élargie dont l’équipe Web rend compte – qu’il s’agisse de marketing, de croissance ou d’autre chose – devrait guider la hiérarchisation et la prise de décision.
  • L’exactitude des données est primordiale lorsque les données sont utilisées pour justifier des projets, dans la priorisation ou pour mesurer le succès. Ainsi projets visant à améliorer ou à maintenir l’exactitude des données doit être élevée pour permettre la hiérarchisation.

Emballer

Les équipes Web ne peuvent tout simplement pas faire tout ce qu’elles veulent, et tout leur est demandé par leurs parties prenantes, y compris celles du SEO.

Afin de décider sur quoi l’équipe doit travailler immédiatement, sur quoi travailler éventuellement (et quelles demandes ou projets ne jamais toucher), mettez en place un cadre.

En mettant en place un cadre de prise de décision, vous éviterez les pièges d’une prise de décision ponctuelle arbitraire constante et aiderez votre équipe à rester alignée et motivée pour accomplir le travail le plus important pour l’entreprise.

Davantage de ressources:

  • Comment gagner l’adhésion aux initiatives de référencement technique avec des témoignages d’utilisateurs
  • Travailler avec des décideurs interdépartementaux pour le succès du référencement
  • Référencement technique avancé : un guide complet

Image en vedette : Matej Kastelic/Shutterstock

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